時隔多年,我們已經從工業時代邁入了信息時代,近幾年,國家與各事業單位都開始進行了一項工作,那就是“檔案數字化”這是未來發展的趨勢,也是時代的走向。
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通過了解,現在還有許多的檔案人員還不知道檔案數字化這項活動,那么今天,我就用三分鐘的時間,帶你了解檔案數字化。結尾有驚喜。
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一、檔案數字化因何而來
現在我們的生活已經進入了信息時代,生活中的各個方面也在發生著大大小小的變化,而檔案數字化就是信息時代檔案工作的主題。也是對檔案管理過程的一種巨大的轉變。
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其實,檔案數字化的研究,起初是來自于國外的,隨著信息技術的飛速發展,這種研究以及趨勢,也就不斷的波及到了我國。
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目前,我國的檔案數字化工作還剛剛起步,還處于一種逐漸探索與慢慢論證的階段,所以,檔案數字化對于今后的檔案工作也有著不可預計的好處。
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二、檔案數字化的含義
所謂“數字化”就是用“0”和“1”兩位數字編碼來表達一切信息的綜合性技術,為什么是“0”和“1”呢?因為,在計算機中,信息的組成就是用0與1來表達的。
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這樣來講,檔案數字化,就是將檔案上的信息,全部變成由0與1進行表達的計算機語言,就是數字化了。而將檔案信息輸入進計算機的過程,也是檔案數字化的過程。
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分享一個小知識
你知道,為什么連國家都在大力提倡檔案數字化嗎?其實,這些都是有原因的。這就要從兩個方面來進行解讀了。
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第一方面,我們以前檔案管理的方式,大多都是以手動的方式進行管理的。有著許多不方便的地方,不論是效率,還是對檔案的保存上,更是對檔案的利用上,都有著許多不便之處。
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很難有效的發揮檔案本身應該發揮的價值,所以,檔案管理的方式才要進行變動,用來發揮檔案應該有的價值。
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第二方面,不知道你發現了沒有,我們對于檔案或者是一些信息,我們的利用只是停留在很淺的層次上,有些學者會對檔案進行深層的剖析,但是也是一個充滿艱辛的過程。
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但是,檔案信息轉變為計算機語言后,對檔案的利用與開發,就不會像之前那樣困難了,數字化后的檔案信息,會更容易進行深度的挖掘。將檔案的價值充分的發揮。
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那么,有些朋友就會問了,檔案進行數字化后,都變成了計算機里的語言了,那么我們應該怎樣去管理呢?有沒有什么好的方式進行管理呢?
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目前來說的解決方法確實是有的,你知道嗎?為了使檔案的價值得以充分的發揮,為了檔案管理的效率得到提升,研發人員夜以繼日的開發了一套軟件。也就是“檔案管理系統”
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“檔案管理系統”可以將數字化過后的檔案進行集中式的管理,省去了原本手動管理的過程,極大提高了數字化的效率,是為檔案數字化量身定制的工具。
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